Na początek zarysujmy pole gry: spotykamy firmy usługowe z rocznymi przychodami na poziomie kilku milionów złotych, które zmagają się z nieładem finansowym. Są to sporych rozmiarów biznesy zgłaszające się po zaawansowaną pomoc w finansach, a tak naprawdę wdrożenie kilku podstawowych rzeczy zrobiłoby u nich robotę. Brakuje im narzędzi, raportów, kontroli kosztów i jasnych informacji, czy w ogóle zarabiają. W tym artykule – bazującym na odcinku podcastu To(nie)kontroling – pokażemy, jak uporządkować finanse w takiej firmie krok po kroku.
Nie masz czasu na czytanie?
Wolisz posłuchać podcastu? Sprawdź nasze profile w social mediach!
Gdzie nas znaleźć?
🎥 YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=vvvzp27RsGE&t=266s
🎧 Spotify: https://open.spotify.com/episode/0h3kPwqqkzpDnAlLRUoJi3
🍏 Apple Podcasts: https://podcasts.apple.com/mg/podcast/finanse-pod-kontrol%C4%85-jak-ogarn%C4%85%C4%87-firm%C4%99-us%C5%82ugow%C4%85-do/id1775976756?i=1000718781890
1. Zadbaj o księgowość i dane źródłowe – pozbądź się papierowych faktur, wprowadź system do obiegu dokumentów
Dlaczego to ważne?
Wielu właścicieli firm błędnie zakłada, że współpraca z biurem rachunkowym wystarcza do skutecznego zarządzania finansami. To nieprawda. Księgowość – nie powie Ci, ile naprawdę zarabiasz, na czym tracisz, ani jakie koszty rosną.
Jeśli chcesz prowadzić firmę świadomie i skutecznie, potrzebujesz:
- raportów zarządczych,
- analizy marż,
- danych o cashflow,
- narzędzi analitycznych, które wspierają podejmowanie decyzji.
Od czego zacząć?
Aby móc tworzyć wartościowe zestawienia i analizy, musisz zacząć od uporządkowania swojego data flow. Oto konkretne kroki:
- Pozbądź się papierowych faktur.
- Wdroż system obiegu dokumentów, np.:
- Saldeo SMART
- Taxxo
- wFirma
- Enovatio Workflow
- Webcon,
- DocuWare.
Możesz też zacząć od prostych narzędzi, jak SharePoint (Microsoft) lub Google Drive, czyli Dysk od Googla. Jednak dedykowane systemy do obiegu dokumentów oferują przewag – pozwalają już na etapie gromadzenia danych:
- porządkować je logicznie,
- tagować,
- dekretować.
Dzięki temu możesz później skutecznie wykorzystywać dane w analizach finansowych.
Współpraca z biurem rachunkowym
Możliwe, że Twoje biuro księgowe udostępni Ci wtyczkę do systemu obiegu dokumentów – często bez dodatkowych kosztów. Wtedy integracja jest szybka i łatwa.
Cyfrowy obieg dokumentów: czego potrzebujesz, żeby finanse miały sens
Być może prace administracyjne związane z obiegiem dokumentów wykonuje dzisiaj w Twojej firmie osoba na etacie. Albo robisz to samodzielnie jako founder. Jeśli tak jest – czas na zmiany. Wprowadź marszrutę „pracy” z fakturami i płatnościami.
Tutaj lista rzeczy, które można łatwo zautomatyzować albo uprościć przy pomocy elektronicznego obiegu dokumentów:
- Generowanie koszyka płatności z programu do obiegu dokumentów – zamiast wykonywania przelewów ręcznie.
- Wprowadzenie stałego harmonogramu przelewów – najlepiej raz w tygodniu lub raz na dwa tygodnie. Masz już obieg dokumentów, więc nie loguj się codziennie do banku. Zaplanuj płatności raz na tydzień, dwa, albo nawet na miesiąc. Połącz obieg dokumentów z bankiem – albo po API, albo wygeneruj „paczkę” płatności i wrzuć do bankowości internetowej. Nie dość, że masz porządek, to jeszcze znów zaoszczędziłeś trochę czasu.
- Zamiast zatrudniać osobę do administrowania płatnościami – zaoszczędź pół etatu dzięki prostym automatyzacjom.
- Tagowanie faktur przychodowych – już na poziomie programu. Dzięki temu podzielisz faktury przychodowe po rodzajach działalności albo przypiszesz do konrketnego klienta lub projektu.
- Ustawienie automatów do wystawiania powtarzalnych faktur co miesiąc. Wystawiasz fakturę abonamentową/ryczałtową co miesiąc, na tę samą kwotę? Systemy do obiegu dokumentów zrobią to za Ciebie. I jeszcze wyślą do klienta na maila.
- Połączenie programu z bankiem (np. przez open API):
- Aplikacja automatycznie pobiera dane z banku,
- Paruje płatności z fakturami przychodowymi i kosztowymi,
- Eliminuje konieczność ręcznego “wklepywania” danych do Excela.
- Automatyczne przypomnienia o przeterminowanych płatnościach – tzw. miękka windykacja.
Jak radzić sobie z księgowością?
Zaprzyjaźnij się z księgowością. To nieocenione źródło wiedzy o Twoim biznesie. Biuro rachunkowe nie musi być tylko „zbieraczem” dokumentów, ale wiarygodnym partnerem biznesowym. Zapytaj, czy udostępni Ci wtyczkę do obiegu dokumentów. Poproś o konkretne zestawienia raz na kwartał, miesiąc, tydzień. Poproś o księgowanie na dedykowanym planie kont. Pomoże Ci to np. kontrolować wyniki biznesu, czy zrobić wiarygodne budżetowanie na bazie dostosowanego planu kont. A w przyszłości, jeśli w planach masz sprzedaż biznesu – dane będą dostępne „od ręki”.
Jeśli chcesz, by księgowość wspierała rozwój Twojej firmy, zacznij od rozmowy:
Porozmawiajcie i określcie potrzeby:
- Chcesz nie tylko danych dla urzędów,
- Ale również raportów o rentowności biznesu – na różnych poziomach.
Ściągawka – o co możesz poprosić księgowość?
- Raporty finansowe częściej niż raz na kwartał. Nawet surowe dane księgowe są lepsze niż ich całkowity brak.
- Księgowanie kosztów z podstawowym podziałem na koszyki:
- bezpośrednie koszty wytworzenia usługi/produktu,
- koszty sprzedaży,
- koszty marketingu,
- koszty ogólnego zarządu (tzw. overheads).
- Prowadzenie prostego planu kont zarządczych (tzw. układ „5”):
- To nie jest to samo co klasyczny plan kont,
- Ale pozwala na głębszą analizę finansową na podstawie danych z księgowości.
- Przy pomocy takiego planu kont możesz także przeprowadzić wiarygodniejsze budżetowanie / planowanie finanswowe.
Co zyskujesz?
- Masz wgląd w to, gdzie uciekają Twoje pieniądze,
- Twoja księgowość staje się realnym partnerem, który dostarcza dane pomocne w podejmowaniu decyzji.
A jeśli… księgowość nie chce współpracować?
Jeśli Twoje biuro księgowe nie chce lub nie potrafi z Tobą rozmawiać – to czerwona flaga.
Rozważ zmianę biura rachunkowego – są firmy, które naprawdę potrafią współpracować z przedsiębiorcami i pomagają im w rozwoju. Rynek księgowy jest bardzo konkurencyjny i rozwinięty.
Jeśli chcesz – odezwij się mailowo albo na Linkedinie, pomożemy Ci znaleźć sprawdzonego partnera.
2. Spisz wszystkie stałe koszty
Jednym z kluczowych elementów zarządzania finansami w firmie usługowej jest regularne tworzenie raportu zarządczego, który w jasny sposób odpowiada na pytania:
- Na czym tak naprawdę zarabiamy?
- Jakie mamy marże?
- Które koszty możemy kontrolować lub ograniczyć?
Wbrew pozorom, nie potrzeba do tego skomplikowanych narzędzi – wystarczy prosty plik w Excelu lub Google Sheets.
Co powinien zawierać miesięczny raport zarządczy?
1. Informacje o przychodach
Zacznij od zestawienia przychodów, najlepiej z podziałem na:
- rodzaje usług,
- klientów,
- lub projekty.
To nie musi być zaawansowana analiza – wystarczy prosty i logiczny podział, który pozwoli Ci zorientować się, co generuje najwięcej przychodów.
2. Koszty bezpośrednie
To koszty, które są niezbędne do obsługi klientów lub wykonania usługi, np.:
- wynagrodzenia współpracowników,
- koszty podwykonawców,
- materiały niezbędne do realizacji zlecenia.
Ich znajomość jest kluczowa, ponieważ pokazuje, ile kosztuje Cię realizacja konkretnego projektu – i pozwala ustalić realną marżę.
3. Rentowność klientów i projektów
Aby przeanalizować rentowność, połącz przychody z kosztami bezpośrednimi.
- Projekt A: przychód 15 000 zł, koszty bezpośrednie 6 000 zł → marża brutto 9 000 zł
- Projekt B: przychód 8 000 zł, koszty 7 500 zł → marża brutto 500 zł
Dzięki temu szybko zauważysz, które projekty lub klienci są opłacalni, a które „zjadają” Twój czas i zasoby.
4. Analiza kosztów ogólnego zarządu (tzw. overheadów)
Wydziel z całkowitych kosztów te, które nie są związane bezpośrednio z obsługą klientów, np.:
- czynsz za biuro,
- licencje i subskrypcje,
- Wynagrodzenia administracji
- usługi księgowe,
- internet, telefon.
Porównaj koszty ogólne do całości kosztów lub do kosztów bezpośrednich miesiąc do miesiąca. To świetny wskaźnik efektywności kosztowej, który:
sygnalizuje zmiany w strukturze wydatków i ostrzega, jeśli koszty zaczynają „uciekać” bez proporcjonalnego wzrostu przychodów.
5. Wynik na biznesie (zysk lub strata)
Najprostsze, ale bardzo ważne działanie:
- Przychody – koszty = wynik finansowy
Regularnie (najlepiej co miesiąc) obserwuj ten wskaźnik. Dzięki temu możesz świadomie reagować:
- jeśli wynik jest słaby – warto „docisnąć” sprzedaż lub ograniczyć koszty,
- jeśli wynik jest dobry – możesz rozważyć reinwestycję, zatrudnienie lub skalowanie.
6. Cashflow – czyli przepływy pieniężne
Zysk w Excelu nie oznacza, że masz środki na koncie.
Dlatego warto prowadzić prosty raport cashflow, w którym zawrzesz:
- listę nieopłaconych należności, ze szczególnym uwzględnieniem przeterminowanych płatności,
- tygodniowe podsumowanie stanu kont firmowych.
To pozwoli Ci:
- z wyprzedzeniem przewidywać problemy płynnościowe,
- w odpowiednim czasie przypominać klientom o płatnościach,
- podejmować decyzje, np. o wypłacie wynagrodzeń, inwestycjach, płatnościach dla dostawców.
Automatyzacja danych – oszczędzaj czas i zwiększ efektywność
Idealnie, jeśli zautomatyzujesz pobieranie danych źródłowych. W praktyce oznacza to:
- stworzenie szablonów raportów,
- które wymagają tylko podmiany plików wejściowych, np. wyciągów z banku.
Korzyści są ogromne:
- mniej czasu na kopiowanie i przetwarzanie danych,
- więcej czasu na analizę i podejmowanie decyzji.
Dlaczego to wszystko jest tak ważne?
Bez wiedzy o kosztach nie da się zarządzać firmą ani jej skalować. Nawet mikro przedsiębiorca potrzebuje podstawowej kontroli nad finansami. Dlatego zacznij od wypisania wszystkich kosztów stałych. Już samo to daje ogromną przejrzystość.
3. Wskaźniki finansowe, które warto śledzić co miesiąc
Aby lepiej rozumieć efektywność swojej firmy, wprowadź proste, ale bardzo przydatne wskaźniki:
a) Wykorzystanie czasu pracy zespołu (Billable utilization)
- Odpowiada na pytanie: ile czasu zespół poświęca na pracę dla klienta, która może być zafakturowana, a ile to „wolne przebiegi” (czyli czas niegenerujący przychodu)?
- Niski wynik = niewystarczające wykorzystanie potencjału zespołu.
- Wysoki = dobra efektywność i właściwe zarządzanie zasobami.
b) Średnia marża na projekcie
Obliczasz ją według wzoru:
Przychody – Koszty bezpośrednie = Marża brutto
Dzięki temu:
- widzisz, jaka jest rentowność poszczególnych projektów,
- możesz policzyć średnią rentowność wszystkich projektów,
- porównujesz je między sobą i oceniasz, które działają lepiej niż inne.
c) CAC – koszt pozyskania klienta (Customer Acquisition Cost)
Wskaźnik, który mówi, ile kosztuje Cię zdobycie nowego klienta. Liczysz go tak: CAC = całkowite koszty sprzedaży i marketingu w danym miesiącu / liczba pozyskanych klientów
Przykład:
- Wydałeś 10 000 zł na działania marketingowe i sprzedażowe, pozyskałeś 5 klientów → CAC = 2 000 zł
To świetny sposób na ocenę, czy inwestycja w marketing się zwraca, i jak zmienia się to z miesiąca na miesiąc.
4. Zrób prosty arkusz z przychodami i kosztami
Nie musisz od razu wdrażać zaawansowanych narzędzi takich jak Power BI. Na początek wystarczy Ci prosty i przejrzysty arkusz – może to być Excel lub Google Sheets. Kluczowe jest, by zacząć działać – narzędzia można usprawniać w czasie, ale dane trzeba zacząć zbierać już teraz.
Co powinien zawierać taki arkusz? Twój arkusz powinien zawierać trzy główne sekcje:
1. Przychody z każdego projektu lub klienta
Rozbij swoje przychody według konkretnych projektów lub klientów. Dzięki temu:
- zobaczysz, która współpraca przynosi najwięcej zysków
2. Koszty bezpośrednie
To koszty, które są niezbędne do obsługi klienta lub realizacji usługi.
Dzięki zebraniu tych danych, możesz precyzyjnie ocenić, ile naprawdę kosztuje Cię realizacja danego projektu.
3. General overhead (tzw.koszty ogólnego zarządu)
Spośród wszystkich ponoszonych przez firmę wydatków, wydziel koszty, które nie są związane bezpośrednio z obsługą klienta.To tzw. koszty ogólnego zarządu (overheady).
Zestawienie ich w osobnej kolumnie pozwoli Ci co miesiąc analizować:
- relację tych kosztów do ogółu kosztów w firmie,
- jak zmieniają się one w czasie – czy rosną, spadają, stabilizują się,
- czy Twoja struktura kosztów jest zrównoważona.
Dlaczego to takie ważne?
Zestawienie trzech powyższych kategorii w jednym arkuszu pozwoli Ci:
- obliczyć marżę operacyjną,
- zidentyfikować projekty i klientów, którzy są najbardziej (lub najmniej) rentowni,
- zobaczyć, które koszty rosną, a które udaje się utrzymać pod kontrolą.
Wzór na marżę operacyjną:
Przychody – koszty bezpośrednie – koszty ogólnego zarządu = Marża operacyjna
To właśnie ten wynik daje Ci prawdziwy obraz rentowności Twojej działalności. Dzięki temu prostemu narzędziu:
- podejmujesz lepsze decyzje cenowe,
- wiesz, które projekty rozwijać, a z których zrezygnować,
- widzisz, czy skalowanie biznesu ma sens, czy najpierw trzeba popracować nad efektywnością.
5. Zidentyfikuj „pożeracze” czasu i pieniędzy
Ukryty koszt projektów
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że niektóre projekty pochłaniają znacznie więcej zasobów niż inne – i to bez proporcjonalnego zysku. Projekty, które „wydają się duże”, mogą w rzeczywistości generować marginalny zysk, a nawet działać na minusie.
Jak to zidentyfikować? Pierwszym krokiem jest wprowadzenie mierzenia czasu pracy. Nie potrzebujesz od razu zaawansowanego systemu – wystarczy nawet przybliżone oszacowanie, jeśli dopiero zaczynasz:
- możesz poprosić zespół o zapisywanie godzin przy projektach w prostym arkuszu,
- możesz skorzystać z darmowych narzędzi do ewidencji czasu (np. Toggl, Clockify),
- w dłuższej perspektywie warto wdrożyć systemy mierzenia czasu, które integrują się z CRM lub narzędziami projektowymi.
Zestawienie czasu z przychodem
Zestaw czas pracy poświęcony na dany projekt z wygenerowanym przez niego przychodem. Uzyskasz w ten sposób stawki godzinowe oraz efektywność każdego projektu:
- Projekt X przyniósł 8 000 zł, zajmując 20 godzin → 400 zł/h.
- Projekt Y przyniósł 5 000 zł, ale pochłonął 60 godzin → 83 zł/h.
Co z tego wynika?
Taka analiza daje pełniejszy obraz efektywności. Pozwoli Ci:
- zobaczyć, które projekty warto rozwijać i skalować,
- zidentyfikować zlecenia, które warto ograniczyć, zautomatyzować, a nawet całkowicie wycofać,
- zwiększyć zyskowność firmy bez zwiększania liczby zleceń – po prostu przez lepszy wybór projektów.
6. Nie bój się podnieść cen
Usługi w małych firmach są często niedoszacowane. Jeśli nie znasz swojej marży – możesz nawet nie wiedzieć, że pracujesz za darmo. Transparentne dane pomagają podjąć decyzję czy podwyższyć ceny lub zmienić ofertę.
7. Kiedy zatrudnić CFO albo skorzystać z doradztwa?
Nie każda firma musi mieć pełnoetatowego CFO. Ale już przy przychodach powyżej 1,5 mln zł warto rozważyć:
- fractional CFO (czyli zewnętrznego specjalistę na godziny),
- narzędzia BI (np. Power BI),
- wsparcie przy analizie danych, planowaniu i budżetowaniu.
8. Od czego zacząć?
Podsumowując:
👉 wypisz wszystkie stałe koszty
👉 sprawdź marżę na poszczególnych usługach
👉 analizuj cashflow
👉 ustal cele finansowe i monitoruj je każdego miesiąca
👉 nie działaj na „czuja” – podejmuj decyzje na podstawie danych
W incro pomagamy firmom usługowym przejść od chaosu do porządku w finansach – bez zbędnej teorii. Działamy jak Twój zewnętrzny dział finansowy: łączymy controlling, BI i strategię.
💬 Skontaktuj się z nami na incro.pl/kontakt
